해외 무역 계약서 작성 시 꼭 넣어야 할 7가지 핵심 조항

 

 

해외 무역에서 가장 흔히 발생하는 분쟁의 원인은 무엇일까? 놀랍게도 대부분은 제품의 품질이나 가격 때문이 아니라, ‘계약서의 미비’ 혹은 ‘해석 차이’에서 비롯된다. 특히 소형 무역을 하는 창업자나 중소기업은 계약서 작성 자체를 간소화하거나, 상대방이 보낸 양식을 그대로 받아들이는 경우가 많다. 하지만 이러한 방식은 분쟁 발생 시 법적 보호를 받기 어려울 수 있다. 해외 거래는 단순히 ‘신뢰’만으로 진행할 수 없으며, 모든 내용을 문서로 남겨야만 한다. 그리고 그 문서에는 반드시 포함되어야 할 필수 조항들이 있다. 이번 글에서는 무역 현장에서 반드시 포함해야 하는 핵심 계약 조항 7가지를 실제 사례와 함께 정리해보았다. 이 조항들은 계약서의 뼈대와도 같으며, 빠지면 사업 전체가 흔들릴 수 있다.

 

품목, 수량, 사양(Description of Goods)

계약서에서 가장 먼저 명시해야 할 조항은 제품의 상세한 설명이다. 예를 들어, “스마트폰 케이스 10,000개”라고만 쓰는 것이 아니라, 소재(예: 실리콘 100%), 사이즈(아이폰 14 전용), 색상(검정), 포장 방식(개별 OPP 포장)까지 구체적으로 작성해야 한다. 실제로 한 한국 수출업체는 ‘전기 스위치’라고만 계약서에 표기했다가, 바이어는 산업용, 공급자는 가정용 제품을 공급해 결국 전량 반품 사태를 겪었다. 사양 불일치는 무조건 분쟁의 시작점이다. 간단하게 적을수록 나중에 불리해질 수 있으니 상세하게 작성하는 습관이 필요하다.

 

납기일 및 지연 시 벌칙 조항(Delivery Date & Penalty)

 

납품 기한은 무역 거래에서 가장 중요한 신뢰 지표다. "배송은 7월 말까지"라고만 써두는 대신, "2025년 7월 31일까지 바이어 창고에 도착해야 하며, 지연 시 하루당 계약금의 1% 위약금 발생"처럼 정확한 날짜와 벌칙 규정을 명시해야 한다. 중국 제조업체와 거래한 한국의 무역 스타트업은 "대략 8월 초"라고 애매하게 적어 납기일을 둘러싼 다툼이 발생했고, 결과적으로 계약을 취소당했다. 애매한 표현 대신 숫자로 딱 떨어지는 표현을 써야 한다.

 

 

검사 및 품질 보증 조항(Inspection & Warranty)

소형 무역에서 가장 자주 발생하는 분쟁 중 하나는 ‘제품 불량’ 문제다. 따라서 제품 수령 후 검사 기간(예: 수령 후 7일 이내)과 불량 발생 시 조치 방법(교환, 환불, 재출고 등)을 반드시 계약서에 명시해야 한다. 예를 들어, “검사 후 5% 이상의 불량률 발생 시 전량 교환”과 같은 조건이 명시되어야 한다. 또한 제품에 대한 품질 보증 기간도 넣어야 한다. "배송일로부터 6개월간 품질 이상 발생 시 무상 수리 또는 교체" 등 구체적으로 적으면 훨씬 안정적이다.

 

 

지불 조건(Payment Terms)

지불 방식은 ‘계약금 + 잔금’, 또는 ‘전액 선불’ 등 다양하지만, 가장 중요한 건 지불 시점과 지불 방법을 명확히 명시하는 것이다. “계약 체결 후 30% 선금, 선적 전 70% 송금”처럼 구체적으로 구분하고, 계좌번호, 송금 화폐(USD, EUR 등), 수취인명까지 명확히 기재해야 한다. 특히 환율 변동이 큰 경우에는 “지불일 기준 환율로 정산”이라는 문구도 추가하는 것이 좋다. 지불 시점의 모호함은 분쟁으로 쉽게 번질 수 있다.

 

 클레임 및 분쟁 해결 조항(Claims & Dispute Resolution)

무역 거래에서 문제가 생기면 누구의 법을 따를까? 어떤 법원에 소송을 제기해야 할까? 이러한 내용을 명확히 하기 위해서는 분쟁 해결 조항이 반드시 필요하다. 예를 들어, “분쟁 발생 시 한국 서울지방법원을 관할 법원으로 한다” 또는 “분쟁은 싱가포르 중재위원회에서 해결한다” 등이다. 클레임 제기 기간도 중요하다. “제품 수령 후 14일 이내 클레임 제기 가능” 등의 문구를 반드시 넣어야 한다. 이 조항이 없으면 상대방이 의도적으로 문제 제기를 연기할 수 있다.

 

불가항력 조항(Force Majeure)

천재지변, 전쟁, 팬데믹 등의 예외 상황이 발생했을 때 어느 누구의 잘못도 아닌 경우가 있다. 이럴 때 서로 책임을 묻지 않기 위해 ‘불가항력 조항’을 포함시킨다. 예를 들어, “지진, 화재, 전염병 등 통제가 불가능한 사건 발생 시 납기일 연장 또는 계약 유예 가능” 등의 조항을 넣으면 서로 책임소재를 명확히 할 수 있다. 최근 코로나19 사태 때 이 조항이 있던 기업들은 손해를 상당히 줄일 수 있었다.

 

기타 부속 문서 첨부(Annexes)

계약서에 직접 모든 내용을 다 넣을 수는 없다. 제품 사진, 품질 기준표, 납품 스케줄, 검사 체크리스트 등은 별도 부속 문서로 첨부하고, 계약서 내에 “별첨1~4는 계약의 일부로 간주한다”는 문구를 삽입하면 된다. 특히 ‘시제품과 동일한 품질 수준으로 납품’ 같은 조항은, 시제품의 상세 사양을 별도로 첨부하여 기준점으로 삼아야 한다.

 

계약서 하나로 무역 리스크를 반 이상 줄일 수 있다

해외 무역 계약서는 단순한 형식 문서가 아니다. 그것은 거래 리스크를 줄이고, 사업을 지키는 가장 강력한 ‘법적 보호막’이다. 위에서 소개한 7가지 조항은 특히 소형 무역에서 실질적인 도움이 되는 항목들이다. 계약서 작성 시 상대방의 양식을 그대로 수용하지 말고, 반드시 한글 번역본과 함께 주요 조항을 이해하고, 필요한 내용을 추가 삽입하는 노력을 기울이자. 그리고 작성된 계약서는 추후 법적 분쟁이 생겼을 때를 대비해 반드시 원본과 PDF 버전으로 보관해야 한다. 해외 무역의 시작은 신뢰지만, 끝은 문서다.